Digitale Assistenz für den modernen Arbeitsplatz
Was ist ein Custom GPT?
Es ist möglich, ein Custom GPT für die Erstellung verschiedenster Texte einzusetzen – von Blogbeiträgen und Social-Media-Posts bis hin zu Produktbeschreibungen und E-Mails. Er kann auch bestehende Texte zusammenfassen oder Inhalte basierend auf spezifischen Vorgaben generieren, wodurch zeitaufwendige Schreibarbeiten erheblich vereinfacht werden.
Der Custom GPT kann in die Rolle eines erfahrenen Mentors schlüpfen und rund um die Uhr qualitatives Feedback zur eigenen Arbeit geben. Dabei unterstützt er nicht nur mit konkreten Verbesserungsvorschlägen, sondern bringt auch inspirierende Ideen und neue Perspektiven ein, um kreative und fundierte Lösungen zu entwickeln. Durch diesen Ansatz hilft er dabei, die Stärken und Schwächen der eigenen Arbeit zu erkennen und kontinuierlich zu verbessern.
Custom GPTs lassen sich als leistungsfähige Wissensressourcen verwenden, die Informationen aus internen Datenbanken oder Dokumenten abrufen. Sie können Fragen zu Unternehmensrichtlinien, Prozessen oder spezifischen Themen beantworten und so das Auffinden von Informationen deutlich beschleunigen.
Als Chatbot kann ein Custom GPT in Echtzeit auf Kundenanfragen antworten, häufig gestellte Fragen (FAQs) bearbeiten und Anfragen rund um die Uhr unterstützen. Das Modell bietet eine konstante und freundliche Interaktion, kann jedoch auch bei komplexen Anfragen die Weiterleitung an Mitarbeitende übernehmen.
Vorbereitung für die Erstellung eines Custom GPTs
Erstellung eines Custom GPTs
Um einen Custom GPT zu erstellen, navigiere zu „GPTs erkunden“ und klicke oben rechts auf „+ Erstellen“. Hier stehen dir zwei Optionen zur Verfügung: ein geführter Assistent unter “Erstellen” und die manuelle Erstellung und Konfigration unter “konfigurieren”.
Custom GPT Erstellung mit Assistenten über “Erstellen”
Der geführte Weg bietet einen strukturierten Assistenten, der Schritt für Schritt als Chat durch den Prozess führt. Dieser Weg eignet sich besonders für Benutzer:innen, die mit der Konfiguration eines GPT weniger vertraut sind oder eine klar definierte Anleitung bevorzugen. Der Assistent stellt gezielte Fragen, um den gewünschten Anwendungsfall, die Zielgruppe und die notwendigen Inhalte zu definieren. Er hilft dabei, die passenden Datenquellen zu wählen, die Instruktionen für Verhalten und Ton festzulegen und die Struktur des Wissens optimal aufzubauen. Es ist im Nachgang natürlich noch möglich den erstellten GPT zu bearbeiten.
Custom GPT Erstellung ohne Assistenten über “Konfigurieren”
Die manuelle Erstellung erlaubt es dir, den Custom GPT direkt zu konfigurieren und eignet sich besonders, wenn du bereits Erfahrung mit Custom GPTs hast. Dabei kannst du alle Einstellungen direkt anpassen und den Assistenten überspringen.
Einstellungsmöglichkeiten bei dem Custom GPT
Über die Schaltfläche “Konfigurieren” gelangt man zu den Einstellungsmöglichkeiten des Custom GPTs. Diese Felder sind bereits ausgefüllt, wenn man vorher mit dem KI Chat über “Erstellen” gearbeitet hat.
Bild
Um den Custom GPT besser zuordnen zu können, ist es möglich ein eigenes Bild hochzuladen oder per KI eins erstellen zu lassen.
Name
Dieses Feld muss wohl nicht weiter erläutert werden – Hier wird ein deskriptiver Name für den Custom GPT eingetragen.
Beschreibung
Die Beschreibung taucht in der Liste der GPTs auf und dient der reinen Übersicht.
Hinweise
Die Hinweise sind wesentlich, um dem GPT generelle Eigenschaften zuzuweisen. In welcher Rolle befindet er sich? Wie soll er reagieren? Gibt es eine Abfolge von Schritten, die er einhalten soll?
Wenn zum Beispiel ein Custom GPT erstellt werden soll, der als Projektcoach agieren soll, könnten die Hinweise wie folgt aussehen:
Rolle: Agiere als erfahrener Projektmanager und Coach, der wertvolle Tipps zur Planung und Organisation von Projekten gibt. Deine Hauptaufgabe ist es, Nutzern dabei zu helfen, Projekte effizient zu strukturieren und umsetzbare Schritte zu entwickeln.
Reaktionsweise: Antworte präzise, strukturiert und lösungsorientiert. Verwende eine professionelle, aber zugängliche Sprache. Zeige bei komplexen Themen Geduld und unterstütze mit leicht verständlichen Beispielen und bewährten Praktiken aus der Projektmanagement-Praxis.
Schrittweise Vorgehensweise:
- Begrüßung und Zielerfassung: Begrüße den Nutzer höflich und erkundige dich nach dem spezifischen Projekt oder Ziel, bei dem Unterstützung benötigt wird.
- Projektanalyse und Empfehlungen: Analysiere die Informationen des Nutzers und biete Vorschläge zur Projektplanung, Zeiteinteilung oder Ressourcenverteilung.
- Umsetzungstipps und Nachfragen: Gib praktische Tipps zur Umsetzung, und stelle Nachfragen, um sicherzustellen, dass alle Aspekte klar und durchführbar sind.
- Zusammenfassung und Motivation: Fasse die wichtigsten Punkte in einer kurzen Zusammenfassung zusammen und motiviere den Nutzer, die vorgeschlagenen Schritte zu verfolgen.
Tatsächlich gibt es Custom GPTs, die bei der Erstellung dieser Hinweise helfen können, wie der Custom Instructions Generator von Yarelis Lara. Es lohnt sich da in den anderen Custom GPTs zu stöbern und zu testen, ob es gute Hilfen gibt. Später dazu mehr!
Gesprächsaufhänger
Die Gesprächsaufhänger dienen dazu, den Nutzer:innen den Einstieg in ein Gespräch mit dem Custom GPT zu erleichtern. Mit gezielten Beispielen kann gezeigt werden, wie ein Gespräch begonnen werden kann – das sorgt für Orientierung und inspiriert die Nutzer:innen, den GPT in unterschiedlichen Kontexten einzusetzen.
Beispiele:
“Kannst du mir helfen, mein Projekt zu strukturieren?”
“Welche Schritte sind notwendig, um ein erfolgreiches Meeting zu planen?”
“Hast du Tipps zur Zeiteinteilung für komplexe Projekte?”
Wissen
Hier wird das spezifische Wissen des Custom GPTs hinterlegt. Die Wissensdatenbank speist den GPT mit relevanten Informationen und ermöglicht ihm, fundierte Antworten zu geben. Ob Produktinformationen, Prozessbeschreibungen oder branchenspezifische Daten – das Wissen sollte stets aktuell und präzise sein, um optimale Ergebnisse zu garantieren.
Beispiel:
Falls der Custom GPT als Ratgeber für Projektmanagement dient, könnte die Wissensdatenbank Dokumente und Leitfäden zu Projektplanung, agilen Methoden und Ressourcenmanagement umfassen.
Funktionen
Hier kann bestimmt werden, welche Möglichkeiten der Custom GPT besitzen soll. Soll er Bilder generieren können oder auf das Web zugreifen können? Das kann hier festgelegt werden.
Aktionen
Aktionen ermöglichen dem GPT, auf externe API-Schnittstellen zuzugreifen und dadurch Aufgaben auszuführen, die über bloße Textantworten hinausgehen. Das Einbinden spezifischer Software oder Tools erfordert technische Kenntnisse, eröffnet jedoch vielfältige Einsatzmöglichkeiten – von der Integration betriebsinterner Systeme bis zur Erstellung automatisierter Aufgaben.
Beispiele für Aktionen:
„Checkliste senden“: Der GPT erstellt eine Checkliste basierend auf den besprochenen Projektzielen und sendet sie an dieNtzer:in.
„Ressourcen bereitstellen“: Der GPT schlägt passende Artikel oder Leitfäden aus der Wissensdatenbank vor, die bei der Planung unterstützen können.
„Nachfassen“: Der GPT bietet an, die Nutzer:in an bevorstehende Fristen oder Aufgaben zu erinnern.
Mit diesen Konfigurationsmöglichkeiten lässt sich ein maßgeschneiderter Custom GPT erstellen, der präzise auf die Anforderungen und Wünsche der Nutzer:innen abgestimmt ist.
Custom GPT testen
Wenn alle Daten eingetragen sind, kannst du den Custom GPT im rechten Chatfenster testen. Nimm dir dafür ausreichend Zeit, um sicherzustellen, dass der GPT genau das leistet, was du dir vorstellst. Hier ein paar Tipps, die dir beim Testen helfen:
1. Verschiedene Szenarien durchspielen: Teste den GPT in unterschiedlichen Kontexten und mit verschiedenen Fragestellungen, um sicherzugehen, dass er auf eine breite Palette von Anfragen sinnvoll reagiert.
2. Auf Konsistenz und Relevanz achten: Achte darauf, ob die Antworten konsistent und hilfreich sind. Ist die Sprache passend? Werden die von dir eingetragenen Hinweise beachtet?
3. Lücken und Optimierungspotenzial erkennen: Beim Testen wirst du häufig feststellen, wo noch zusätzliche Informationen oder Anpassungen sinnvoll wären. Notiere dir solche Punkte und überlege, ob du die Wissensdatenbank oder die Hinweise erweitern möchtest.
4. Feedback von anderen einholen: Wenn möglich, lass auch andere Personen den GPT testen. Unterschiedliche Perspektiven können dir helfen, Schwächen zu erkennen und die Nutzererfahrung weiter zu verbessern.
Besonders wichtig: Es wird passieren, dass identische Tests unterschiedliche Ergebnisse liefern. Das liegt in der Natur der KI, da bei jedem Prompt ein anderer Weg zum Ziel genommen wird. Daher ist es wichtig die Hinweise oder die Wissensdatenbank weiter anzupassen, um die “Leitplanken” enger zu setzen und diesen Effekt weiter zu begrenzen. Das bedeutet aber auch, dass das Testen besonders wichtig ist!
Den Custom GPT veröffentlichen
Sobald du deine Tests abgeschlossen hast und mit dem Ergebnis zufrieden bist, kannst du den Custom GPT oben rechts über „Veröffentlichen“ live schalten. Dabei stehen dir folgende Optionen zur Verfügung:
- Nur für mich: Der GPT ist nur für dich persönlich nutzbar und bleibt privat.
- Nur für Personen mit Link: Ähnlich wie bei einem versteckten YouTube-Video ist der GPT nur über einen direkten Link zugänglich. Diese Option eignet sich gut, wenn dein GPT für dein Team oder eine ausgewählte Gruppe zugänglich sein soll.
- Öffentlich: Der GPT wird im globalen GPT-Store veröffentlicht und ist damit für alle weltweit zugänglich.
Wähle die Option, die am besten zu deinem Einsatzzweck passt.
Es ist natürlich jederzeit möglich den GPT weiter anzupassen, was sich auch empfielt, da sich Anforderungen stetig ändern können und in der Nutzung weitere Anpassungen sichtbar werden.
Wissenswertes: Was du beim Einsatz deines Custom GPT sonst noch beachten solltest
Ein Custom GPT bietet viele Möglichkeiten, um Arbeitsabläufe effizienter zu gestalten und Nutzeranfragen schnell zu beantworten. Damit dein GPT optimal funktioniert und gleichzeitig Datenschutz- sowie Sicherheitsstandards erfüllt, solltest du auf folgende Punkte achten:
Datenschutz und Datensicherheit
Um die Privatsphäre deiner Nutzer:innen zu schützen, achte darauf, keine personenbezogenen oder vertraulichen Daten in die Wissensdatenbank des GPTs aufzunehmen. In der EU ist die DSGVO besonders wichtig: Überprüfe, dass alle Informationen den rechtlichen Vorgaben entsprechen und sichere sensible Daten durch Verschlüsselung und Zugangsbeschränkungen.
Wartung und Optimierung
Ein Custom GPT lebt davon, dass seine Inhalte aktuell und relevant sind. Plane regelmäßige Updates ein, damit der GPT bei veränderten Prozessen, Produkten oder Services immer auf dem neuesten Stand bleibt. Nutze außerdem das Feedback von Nutzer:innen, um die Leistung zu analysieren und potenzielle Verbesserungen umzusetzen. So bleibt der GPT langfristig nützlich und präzise.
Transparenz und Hinweise
Weise Nutzer:innen darauf hin, dass der GPT als unterstützendes Tool dient, aber keine endgültigen und immer richtigen Entscheidungen trifft. Gerade bei komplexen oder sensiblen Themen wie Finanzen, Recht oder Gesundheit ist es sinnvoll, klare Hinweise auf die Rolle und Grenzen des GPTs zu geben.
Sicherheit bei Funktionen und API-Zugriffen
Falls dein Custom GPT externe APIs oder andere Tools integriert, prüfe die Sicherheitsvorkehrungen dieser Dienste. Besonders bei der Nutzung unternehmensinterner Software oder bei der Verarbeitung sensibler Daten ist es wichtig, dass alle Verbindungen verschlüsselt und kontrolliert sind. So stellst du sicher, dass dein GPT sicher und zuverlässig bleibt.
Mit diesen Aspekten im Blick kannst du deinen Custom GPT gezielt einsetzen, um Nutzererfahrungen zu verbessern und gleichzeitig ein hohes Maß an Sicherheit und Datenschutz zu gewährleisten.
Es muss nicht immer neu sein: Erkunden bereits existierender Custom GPTs
Bevor du deinen eigenen Custom GPT erstellst, lohnt es sich, einen Blick auf die bereits existierenden GPTs zu werfen. In der GPT-Community gibt es eine Vielzahl an Modellen, die speziell für unterschiedliche Branchen und Anwendungsfälle entwickelt wurden. Ob zur Kundenbetreuung, für kreative Ideen oder zur Prozessautomatisierung – durch das Erkunden bestehender GPTs erhältst du wertvolle Einblicke, wie andere GPTs aufgebaut sind und welche Funktionen besonders gut funktionieren. Dies kann dir nicht nur Inspiration für dein eigenes Projekt geben, sondern auch helfen, potenzielle Herausforderungen frühzeitig zu erkennen.
Diese sind links unter “GPTs erkunden” zu finden.
Fazit: Dein maßgeschneiderter GPT als wertvolles Tool
Ein Custom GPT bietet dir die Möglichkeit, einen KI-Assistenten zu entwickeln, der exakt auf die Bedürfnisse deines Unternehmens oder deiner Nutzer:innen abgestimmt ist. Mit gezielter Konfiguration, einer sorgfältigen Wissensauswahl und gründlichem Testing kannst du sicherstellen, dass dein GPT in der Lage ist, präzise und hilfreiche Antworten zu geben. Die finale Entscheidung, ob dein GPT privat bleibt oder öffentlich zugänglich ist, ermöglicht dir die Kontrolle darüber, wie und von wem er genutzt wird. Mit dem passenden Custom GPT an deiner Seite kannst du nicht nur Zeit und Ressourcen sparen, sondern auch das Nutzererlebnis und die Effizienz deiner Prozesse steigern.
Wiebke Bergmann
Online Marketing ManagerinJetzt GPT erstellen lassen!
Als erfahrene Branding & Design Agentur, wissen wir wie man auch mit ChatGPT markenkonforme Texte generiert, die nicht nach KI klingen. Wir begleiten dich von der Konzeption bis zur Implementierung.
